Taken en uitleg vertrouwenspersoon
1. Wat doet een vertrouwenspersoon?
Een vertrouwenspersoon biedt medewerkers een veilige, onafhankelijke en vertrouwelijke plek om hun verhaal te vertellen.
Dat kan gaan over ongewenste omgangsvormen, integriteitskwesties of andere situaties waarin iemand zich niet prettig, veilig of serieus genomen voelt. De vertrouwenspersoon luistert zonder oordeel, helpt om de situatie te ordenen en bespreekt samen met de medewerker welke mogelijkheden er zijn.
De medewerker houdt daarbij altijd zelf de regie.
Een vertrouwenspersoon doet geen onderzoek, bepaalt niet wat waar of niet waar is en neemt geen beslissingen voor iemand. De rol is om te ondersteunen, te informeren, mee te denken en zorgvuldig te begeleiden.
2. Een veilige plek voor medewerkers
Soms is de eerste stap simpelweg je verhaal kunnen vertellen.
Bij mij kan een medewerker in vertrouwen bespreken wat er speelt, wat dat met hem of haar doet en waar behoefte aan is. Er hoeft niet direct een oplossing of vervolgstap te zijn.
Samen bekijken en bespreken we welke mogelijkheden er zijn. Dat kan bijvoorbeeld betekenen dat iemand zelf een gesprek aangaat, ondersteuning nodig heeft bij de voorbereiding daarvan of wil weten welke formele of informele routes mogelijk zijn.
Wat iemand uiteindelijk doet, bepaalt diegene zelf.
3. Ondersteunen bij vervolgstappen
Wanneer een medewerker besluit een vervolgstap te zetten, kan ik daarbij ondersteunen.
Dat kan bijvoorbeeld bestaan uit:
- het voorbereiden van een gesprek;
- het bespreken van mogelijke routes binnen of buiten de organisatie;
- informatie geven over procedures en beschikbare ondersteuning;
- ondersteuning bij een warme of koude overdracht;
- en, wanneer dat passend én gewenst is, meegaan ter ondersteuning bij een gesprek.
De keuze blijft bij de medewerker. Mijn rol is ondersteunen, zonder de regie over te nemen.
4. Signaleren zonder vertrouwelijkheid te doorbreken
Een vertrouwenspersoon kan signalen opvangen die niet altijd via de gebruikelijke kanalen binnen een organisatie zichtbaar worden.
Individuele gesprekken zijn en blijven vertrouwelijk. Wanneer vergelijkbare signalen terugkeren, kunnen op geanonimiseerd niveau patronen zichtbaar worden die aandacht verdienen.
Door deze signalen zorgvuldig te duiden, kan een vertrouwenspersoon de organisatie inzicht geven in ontwikkelingen die van betekenis kunnen zijn voor de sociale veiligheid.
Daarbij worden individuele verhalen niet gedeeld en word informatie niet herleidbaar gemaakt tot personen.
5. Informatie, advies en preventie
Een externe vertrouwenspersoon kan organisaties ook informeren en adviseren over sociale veiligheid, ongewenste omgangsvormen en de inrichting en positionering van de vertrouwensfunctie binnen de organisatie.
Dat kan bijvoorbeeld gaan over:
- bereikbaarheid en bekendheid van de vertrouwenspersoon;
- procedures en interne routes;
- trends en terugkerende signalen;
- preventie en bewustwording;
- aandachtspunten voor het versterken van een sociaal veilige werkomgeving.
De vertrouwenspersoon neemt daarbij niet de verantwoordelijkheid van de organisatie over. De organisatie blijft zelf verantwoordelijk voor beleid, besluiten en eventuele maatregelen.
6. Wat een vertrouwenspersoon niet doet
Het is minstens zo belangrijk om duidelijk te zijn over wat een vertrouwenspersoon níet doet.
Een vertrouwenspersoon:
- doet geen onderzoek;
- doet niet aan waarheidsvinding;
- beoordeelt niet wie gelijk of ongelijk heeft;
- legt geen sancties op;
- neemt geen besluiten namens een medewerker;
- en vervangt geen leidinggevende, HR-professional, bedrijfsarts, advocaat of andere specialist.
Wanneer andere deskundigheid nodig is, bespreek ik met de medewerker welke ondersteuning passend is en hoe diegene daar het beste terechtkan.
7. Wat dit uw organisatie biedt
Een goed ingerichte vertrouwensfunctie biedt medewerkers een laagdrempelige, onafhankelijke en vertrouwelijke plek om hun verhaal te vertellen.
Voor de organisatie kunnen geanonimiseerde signalen en patronen inzicht geven in onderwerpen die aandacht verdienen.
Juist die combinatie is waardevol: medewerkers weten dat zij veilig terechtkunnen, terwijl de organisatie kan leren van signalen en gericht kan werken aan het versterken van sociale veiligheid.
Wat kan 4-Trust voor uw organisatie betekenen?
Wilt u bespreken hoe ik als extern vertrouwenspersoon uw organisatie en medewerkers kan ondersteunen? Dan maak ik graag kennis met u.